Privacybeleid Gastouderbureau De Hout


Laatste wijziging: 1 januari 2021
De Hout hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Ik wil optimaal
voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving en wil daarbij transparant zijn over de soorten
gegevens die ik verwerk, voor welke doelen ik de gegevens gebruik, met wie ik ze deel en
welke rechten je zelf hebt over jouw gegevens. In dit privacybeleid geef ik je heldere
informatie hoe ik omga met de persoonsgegevens van onze (potentiële) vraagouders met hun
kinderen en gastouders en wat ik zou doen mochten deze gegevens onbedoeld in handen
komen van derden (datalek).
Om de privacy te waarborgen, wordt er uiterst zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens.
De Hout houdt zich aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de
Algemene Verordening Gegevensbescherming die vanaf 25 mei 2018 in werking treedt.
Dit houdt in de praktijk in dat:
• persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid (en in
het verwerkingsregister);
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt wordt tot enkel de gegevens die minimaal
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt;
• uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen noodzakelijk is voor de verwerking van de
persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de beveiliging van
de persoonsgegevens te waarborgen;
• persoonsgegevens, foto’s en videomateriaal zal niet worden doorgeven aan andere partijen,
tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• De Hout op de hoogte is (en blijft) van de rechten omtrent persoonsgegevens, betrokkenen
hierop attendeert en deze respecteert.
Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor worden deze gebruikt?
Welke persoonsgegevens er verwerkt worden en voor welk doel deze gebruiken worden,
hangt af van of je (potentiële) vraagouder, kind of gastouder bij De Hout bent. Dit kunnen
gegevens zijn zoals je naam, adres, mailadres, telefoonnummer en geboortedatum en BSN.
Deze zijn nodig voor bijvoorbeeld het opstellen van een overeenkomst voor het bieden of
afnemen van gastouderopvang, gegevensuitwisseling met de Belastingdienst, maar ook voor
het verzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor themabijeenkomsten of een evaluatie
vanuit De Hout. Welke gegevens er precies verzameld worden en waarvoor deze gebruikt
worden, kun je verderop in dit privacybeleid lezen.
Beveiliging persoonsgegevens
Ik doe er alles aan om jouw privacy te waarborgen en ga daarom met grote zorg om met de
persoonsgegevens. Ik tref technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens
te beschermen tegen verlies, manipulatie, onbevoegde toegang, etc.
Ik heb onder andere de volgende maatregelen genomen:
• De Hout gaat zorgvuldig om met privacygevoelige gegevens van kinderen, ouders en van
gastouders. Het gastouderbureau is niet alleen verplicht tot geheimhouding van de
privacygevoelige gegevens; ook het belang van de bescherming van deze persoonsgegevens is
bekend.
• Persoonsgegevens worden anoniem gemaakt als dat nodig is;
• Er wordt gebruik gemaakt van een (gebruikersnaam en) wachtwoorden op de systemen
waarmee gewerkt wordt (iPad, smartphone, iMac en het administratie- & registratiesysteem
Portabase).
• Persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen in een beveiligde (cloud)omgeving,
afgeschermd met een wachtwoord.
Mocht data in handen van derden komen zal overeenkomstig de wetgeving dit gemeld worden
bij het meldloket https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Gezien de gevoeligheid
van de persoonsgegevens heeft De Hout een procedure ‘informeren datalekken’ vastgelegd
om de juiste actie achteraf te kunnen uitvoeren.
Waar worden persoonsgegevens verwerkt en bewaard?
De persoonsgegevens worden verwerkt door de houder van De Hout (Esmaralda Buschman).
Computer en iPad worden bewaard/opgeborgen in een af te sluiten ruimte.
Er is een verwerkingsregister aanwezig. Dit is een overzicht van alle persoonsgegevens die
verwerkt worden en o.a. met wie deze (kunnen) worden gedeeld. Dit verwerkingsregister is in
te zien via Portabase waar (gast)ouders toegang tot hebben. Voor niet gekoppelde
(gast)ouders is dit verwerkingsregister op te vragen bij het gastouderbureau.
Gegevens verstrekken aan derden
Ik verstrek je gegevens niet aan derden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij ik
verplicht ben gegevens door te geven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, of bijvoorbeeld op
basis van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als het nodig is voor de uitvoering van de
overeenkomst tussen jou en De Hout. Externe partijen die persoonsgegevens onder de
verantwoordelijkheid van het gastouderbureau verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en
onder voorwaarden die met hen zijn afgesproken. Dit wordt vastgelegd via een
verwerkersovereenkomst.
Gegevens bekijken, opvragen en/of verwijderen
Wil je weten welke gegevens van jou bij mij bekend zijn? Je kunt op elk moment inzicht krijgen
in de gegevens die ik van jou heb verwerkt. Ook kun je ze te allen tijde laten wijzigen of
verwijderen (indien wettelijk mogelijk). Neem dan contact met mij op via de bekende
contactgegevens. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, controleer ik of
ik met de juiste persoon te maken hebben.
Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard door De Hout?
Komt er geen overeenkomst tot stand dan worden jouw gegevens na een maand vernietigd.
Komt er wel een overeenkomst tot stand dan bewaar ik jouw gegevens niet langer dan
noodzakelijk en houd ik mij aan de wettelijke bewaartermijnen.
Buiten de EU
Ik verstrek geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Klachtrecht
Ben je het niet eens met de wijze waarop ik jouw persoonsgegevens verwerk of omga met
jouw rechten als klant? Neem dan contact met mij op. Ook kun je een klacht indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De Hout behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Als er een nieuwe versie
is opgesteld, zal deze altijd worden gedeeld met de betrokkenen.
Welke persoonsgegevens vraagt De Hout van haar vraagouders?
Ben je vraagouder bij De Hout of wil je vraagouder worden? Dan worden de volgende
gegevens gevraagd/vastgelegd:
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer(s)
• Adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
• E-mailadres
• Burgerservicenummer(s)
• Bankrekeningnummer (IBAN)
Ook vragen we de volgende gegevens van je kind(eren)
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• (Verwachte) geboortedatum
• Adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
• Burgerservicenummer
• Eventueel: welke (peuter)school bezocht wordt
• Medische gegevens (huisarts, tandarts, deelname aan Rijksvaccinatieprogramma, allergieën)
• Verzekeringsgegevens (zorgverzekering kind)
Verder vraag ik de noodzakelijke informatie om de opvang te kunnen regelen, zoals welke
dagen er opvang nodig is, binnen welke straal je een opvanglocatie zoekt, welk schoolklas je
kind zit etc. Mogelijk vraag ik ook in telefoongesprekken bovenstaande persoonsgegevens op.
Dit gebeurt altijd pas na mondelinge toestemming hiertoe.
Voor een kwalitatief goede uitvoering van, en het maken van een goede koppeling met een
gastouder vraag ik ook naar aanvullende gegevens die voor de opvang van belang kunnen zijn,
zoals persoonlijke omstandigheden, informatie over achtergrond en levensbeschouwing,
specifieke opvoedingsideeën etc. Ook voor het opvragen en verwerken van deze gegevens
vraag ik toestemming.
Beeldmateriaal zoals foto’s en video’s van de opvangkinderen kan ik (incidenteel) via een
gastouder toegestuurd krijgen; deze worden nooit zonder schriftelijke toestemming van de
ouders op internet worden geplaatst. Foto’s en videomateriaal zal niet worden doorgeven aan
andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn
verstrekt;
Grondslag voor de verwerking van de gegevens
De grondslag voor het verwerken van de gegevens is de overeengekomen opdracht tot het
bieden van gastouderopvang.
Voor welke doelen gebruikt De Hout deze persoonsgegevens?
Ik gebruik alleen gegevens die ik nodig heb om de overeenkomst uit te voeren. De gegevens
worden voor de volgende doelen gebruikt:
• Het bieden van gastouderopvang
• Administratieve doeleinden
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en
ontwikkeling van de kinderen
• Het onderhouden van contact over de opvang
• Het verzenden van nieuwsbrieven, jaaropgaven, of andere informatie die van belang is voor
de opvang(regelgeving)
• Het uitvoeren van bv. een evaluatie
Welke persoonsgegevens vraagt De Hout van gastouders?
Ben je gastouder bij De Hout of wil je gastouder worden? Dan worden de volgende gegevens
gevraagd/vastgelegd:
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer(s)
• Adres (postcode, straatnaam, huisnummer en woonplaats)
• E-mailadres
• Burgerservicenummer
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Gezinssituatie: Heb je huisgenoten/structureel aanwezigen, wat is de relatie tussen jou en je
huisgenoten/structureel aanwezigen en wat zijn hun namen, geboortedata en geslacht? Zijn
er huisdieren op de opvanglocatie aanwezig?
• Eventueel: naam, adres en telefoonnummer van een achterwacht
• Ben je rokend/niet-rokend?
• Relevante werkervaring
• Aanmelding LRK
• Kopie van: legitimatiebewijs, relevante diploma’s, EHBO-certificaat, VOG (ook van
huisgenoten)
• Ook ingeschreven bij een ander gastouderbureau?
• Inschrijving bij Kamer van Koophandel
Voor een kwalitatief goede uitvoering van de diensten van De Hout wordt ook gevraagd naar
aanvullende gegevens die voor de opvang van belang kunnen zijn, zoals persoonlijke
omstandigheden, informatie over achtergrond en levensbeschouwing, opvoedingsideeën etc.
Voor het opvragen en verwerken van deze gegevens vraag ik nadrukkelijke toestemming.
Grondslag voor de verwerking van de gegevens
De grondslag voor het verwerken van de gegevens is de overeenkomst van opdracht tussen
jou en De Hout voor het bieden van opvang via mijn gastouderbureau.
Voor welke doelen gebruikt De Hout deze persoonsgegevens?
• Uitvoeren en opstellen van de overeenkomst tussen jou en De Hout voor het bieden van
opvang via ons gastouderbureau
• De (koppelings)overeenkomst tussen jou en (vraag)ouders
• Het toesturen van nieuwsbrieven
• Cursusdoeleinden
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de samenwerking en de uitoefening van
je overeenkomst
• Bijhouden van Personenregister
• Uitbetaling van opvangvergoeding, toesturen van jaaropgaven
Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je weten welke gegevens er van jou bij mij
bekend zijn? Neem dan gerust contact op!
De Hout behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Als er een nieuwe versie
is opgesteld, zal deze altijd worden gedeeld met de betrokkenen.

 

Je kunt het privacybeleid hier downloaden